Жизнь огородника
Назад

Личные дела сотрудников — какие документы необходимы в 2020 году

Опубликовано: 15.04.2020
Время на чтение: 9 мин
0
0

Документы, необходимые для заполнения личной карточки

Руководство коммерческих организаций самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения личных дел работников. Закон требует формировать личное дело только на гражданского служащего (ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе»). Все другие работодатели формируют личные дела своих сотрудников на добровольных началах.

Но в любом случае на каждого сотрудника у работодателя должна быть заведена «Личная карточка работника». Обязанность по оформлению такой карточки установлена п. 12 Правил ведения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Закон требует формировать личные дела только на гражданских служащих. Все другие работодатели формируют личные дела своих сотрудников на добровольных началах.

2. В обязательном порядке на каждого сотрудника у работодателя должна быть заведена «Личная карточка работника», где раскрываются все данные о работнике: ФИО, адрес, образование, профессия, сведения о приеме на работу, увольнении, предоставленных отпусках и наградах и т. д.

3. Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена.

4. Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.

5. Представленные работником для оформления трудоустройства документы содержат персональные данные работников. Получение этих сведений и их обработка допускаются исключительно при наличии согласия самого сотрудника.

6. Получив согласие работника на обработку его данных и оформив его личную карточку, работодатель принимает на себя обязанность по хранению и защите полученной информации.

7. Работодатель обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты личных дел сотрудников от неправомерного или случайного доступа к ним. Хранение личных дел должно исключать их уничтожение, изменение, копирование или распространение.

В Правилах прямо говорится, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке. Более того, в карточке необходимо продублировать запись, внесенную в трудовую книжку.

В личной карточке раскрываются все данные о работнике: ФИО, адрес, образование, профессия, сведения о приеме на работу, увольнении, предоставленных отпусках и наградах и т. д. Личная карточка работника в совокупности с другими документами, связанными с трудовыми отношениями, и составит личное дело работника.

Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена, поскольку работодатель обязан под подпись знакомить работника с записями в карточке (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.

Некоторые записи, например о владении работником иностранными языками или о месте его фактического проживания, вносятся в личную карточку со слов работника. Сведения, отраженные в личной карточке, визируются работником и изменяются сотрудником кадровой службы по мере необходимости.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм рекомендуется указывать степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы сразу же после оформления трудовых отношений и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении личной карточки используются данные документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве.

В целях заполнения личной карточки потребуется следующий комплект документов:

  • паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности);
  • трудовая книжка;
  • страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС);
  • военный билет (для военнообязанных);
  • документ об образовании (аттестат, диплом) для специалистов.

В некоторых случаях (они специально оговорены в ТК РФ) могут потребоваться:

  • документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
  • загранпаспорт;
  • справка о наличии (отсутствии) судимости.

Личные дела сотрудников — какие документы необходимы в 2020 году

Дополнительно при трудоустройстве работник может предъявить другие документы, которые необходимы работодателю для исполнения функций налогового агента по НДФЛ и расчетов с работником по оплате труда. Среди таких документов: свидетельство о присвоении ИНН, справки 2-НДФЛ и для расчета пособий.

Все вышеперечисленные документы содержат персональные данные работников. Получение этих сведений и их обработка допускаются исключительно при наличии согласия самого сотрудника (ст. 8 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Учет, внесение изменений и хранение

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Работодатель обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты личных дел сотрудников от неправомерного или случайного доступа к ним. Хранение личных дел должно исключать их уничтожение, изменение, копирование или распространение.

Предлагаем ознакомиться  Лишение премии всех сотрудников из-за нескольких не работающих

Конкретные особенности хранения личных дел определяются организациями и ИП самостоятельно. Личные дела хранятся у ответственных сотрудников бухгалтерии или кадровой службы.

Личные дела могут храниться в сейфах или недоступных для третьих лиц закрытых помещениях. Помещения должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход.

Личные дела сотрудников — какие документы необходимы в 2020 году

Личные дела сотрудников должны храниться не менее 75 лет (приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558). Личные дела уволенных сотрудников не уничтожаются, а передаются на хранение в архив организации.

Для того чтобы не нарушать законодательство России каждому работодателю рекомендуется лично ознакомить кадровиком со списком бумаг, которые должны быть в ЛД каждого работника.

В данный перечень документов в 2020 году входят такие основные бумаги как:

  1. трудовой договор, подписанный сотрудником, а также сопутствующие ему дополнительные соглашения (если таковые имеются);
  2. приказы о наложении взысканий или же поощрениях от начальства;
  3. договор об индивидуальной материальной ответственности работника, если его должность предусматривает наличие данного документа;
  4. подписанное работником соглашение о неразглашении сведения, которые являются тайной фирмы;
  5. акты нарушения трудовой дисциплины;
  6. объяснительные, а также докладные записки;
  7. приказ о приёме на работу.

Каждая дополнительная справка подшивается кадровиком в папку в строго хронологическом порядке, после чего он составляет опись документов (это обязательный пункт, несоблюдение которого может привести к штрафным санкциям).

Стоит отметить, что документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, для проверки трудовой инспекцией – должны обязательно дополняться подписанным им согласием на обработку его персональных данных.

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2020 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД. Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

  • аттестационных листов;
  • дипломов, справок и других бумаг об образовании;
  • справок об отсутствии судимости или её наличии;
  • документов о повышении квалификации;
  • характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

В любом случае, каждый наниматель должен понимать, что ведение личного дела сотрудника – не разовое, но регулярное занятие. Ведь со временем информация и документы в ЛД должны будут обновляться. Делать это можно лишь заручившись письменным заявлением о согласии от самого работника и вносить какие-либо бумаги, впрочем, как и удалять их из дела – кадровик не имеет права!

При этом, выдача рассматриваемого личного дела может быть осуществлена только по приказу руководителя фирмы. Это же правило распространяется и на самого сотрудника, на которого ЛД заведено. Вместе с этим, каждый сотрудник имеет законное право ознакомиться со своим ЛД в любое удобное для него время, но выносить его из кабинета кадровика – только с разрешения нанимателя.

В том случае, если доступ к папке запрашивает сторонняя организация – её сотрудники должны подать на это официальный запрос, а передача документов станет возможной лишь после получения резолюции работодателя и составления акта в 2 экземплярах.

Итак, после определения списка бумаг, хранящихся в личном деле сотрудника, стоит отметить и тот факт, что так как срок действия каждого документа может отличаться – срок хранения бумаг в личном деле работника определяется для всей папки. Так, на протяжении 3 лет после увольнения сотрудника – они остаются храниться в отделе кадров, после чего передаются на хранение в архив на установленный законом срок.

Согласно информации, установленной в статье 22.1 ФЗ от 22.10.2004 под номером 125, документы по личному составу могут храниться 50 и даже 75 лет! При этом, срок их хранения зависит в том числе и от даты их заведения/окончания (до 2003 года или после этого).

Каждое свидетельство, справка или любой другой документ кадровик обязан учитывать в соответствующем журнале, вести который он может в свободной форме. Главное в этом – чтобы совпадали номера в графе данного журнала и на обложке папки.

Уважаемые Читатели нашего сайта, если у Вас остались вопросы по документации – обязательно спросите об этом нашего дежурного юриста, заполнив форму ниже.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.

Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.).

Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

Предлагаем ознакомиться  Кто заполняет авансовый отчет бухгалтер или сотрудник

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

Для регистрации в кадровом отделе заводят журнал или книгу учёта, куда по порядку вносят номера каждого досье.

Книгу учёта заполняют согласно типовой форме. Ключевые графы:

  • порядковый номер;
  • номер дела;
  • Ф. И. О. сотрудника и должность;
  • дата формирования дела;
  • дата передачи дела в архив.
Журнал учета личных дел

Образец заполнения журнала

Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта здесь.

Корректировки в личное дело имеет право вписывать только специалист отдела кадров, определённый приказом директора, а в периоды отпуска — исполняющий обязанности. Исправления вносят согласно требованиям к заполнению первичной документации — некорректную надпись зачёркивают горизонтальной линией, а рядом ставят подпись и дату. К делу прикрепляют копии документов, свидетельствующих о необходимости корректировок.

Хранить досье на сотрудников нужно так, чтобы исключить доступ к ним третьих лиц. Дела содержат в железном сейфе, по порядку согласно номерам. Ключ от сейфа доступен только руководителю и работнику, ответственному за учёт кадров.

Продолжительность хранения дела в отделе кадров — все время, пока работает сотрудник. С момента увольнения досье передаётся в архив, и назначается новый срок хранения — 75 лет. На госслужбе после увольнения служащего папка с делом остаётся в отделе кадров 10 лет, и только потом направляется в архив.

Список документов, входящих в личное дело сотрудников в 2020 году

Согласно заявлению сотрудников Роструда, в список запрещённых бумаг, которые нельзя подшивать в личное дело работника входят все документы и их копии, не связанные с трудовой деятельностью гражданина, как, например:

  1. военный билет;
  2. ИНН;
  3. паспорт и копии его страниц;
  4. СНИЛС;
  5. свидетельства о рождении детей и о заключении брака.

Таким образом, наличие всех перечисленных бумаг является прямым нарушением конституционных прав гражданина РФ на неприкосновенность личной/частной жизни. Сбор данной информации без разрешения человека – запрещён!

Кроме этого, хранение перечисленных бумаг нарушает нормы ФЗ №152, принятого 27.07.2006 года и влечёт за собой наказание, а именно – наложение административного штрафа по части 1 статьи 13.11 КоАП Российской Федерации.

Личные дела сотрудников — какие документы необходимы в 2020 году

В последнем аналогичном случае, в котором участвовали юристы сайта «Юридическая скорая» работодатель был оштрафован на 50 000 российских рублей всего лишь за наличие в личном деле сотрудника копии паспорта. Доказать свою правоту в этом случае – практически невозможно.

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

  • страницы паспортов;
  • свидетельства о присвоении ИНН;
  • карточки СНИЛС;
  • свидетельства о браке и рождении детей;
  • военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

Предлагаем ознакомиться  Флокс Друммонда: инструкция по посадке и уходу, 40 фото примеров

Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609).

В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

Согласие на обработку персональных данных

Согласие на обработку персональных данных дается в письменной форме. Оно должно быть конкретным, информированным и сознательным. Обязанность представить доказательство получения согласия на обработку данных возлагается на работодателя.

В тексте согласия работника необходимо отразить:

  • ФИО, адрес работника, реквизиты документа, удостоверяющего его личность, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе;
  • ФИО, адрес, реквизиты документа, удостоверяющего личность представителя работника, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе при получении согласия от представителя работника, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия представителя;
  • наименование или ФИО и адрес работодателя;
  • цель обработки персональных данных;
  • перечень персональных данных, которые подлежат обработке;
  • ФИО и адрес лица или наименование организации, осуществляющих обработку персональных данных по поручению работодателя, если она поручена такому лицу или организации;
  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых работником дано согласие, общее описание способов их обработки;
  • срок, в течение которого действует согласие работника на обработку его персональных данных, и способ отзыва согласия.

Согласие подписывается работником. При этом работник имеет право в любой момент отозвать согласие на обработку персональных данных (п. 2 ст. 9 Закона №152-ФЗ).

Получив согласие работника на обработку его данных и оформив его личную карточку, работодатель принимает на себя обязанность по хранению и защите полученной информации.

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2020, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

  • об образовании;
  • о повышении квалификации;
  • об отсутствии судимости;
  • аттестационных листов;
  • характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Личное дело не выдаётся на руки сотруднику, за исключением случаев, когда об этом есть приказ руководителя компании. Ежегодно специалист отдела кадров в присутствии комиссии предоставляет дело работнику для ознакомления. Тот не имеет права вносить корректировки, добавлять или изымать документацию из папки. В случае обнаружения неточностей он обязан заявить об этом ответственному по кадрам, прикрепив к заявлению копии подтверждающих документов.

Государственная структура и частное предприятие обязаны одинаково ответственно относиться к учёту и, формируя базу досье, соблюдать требования нормативно-правовых актов и ГОСТ, касающихся оформления внутренней документации компании. Кадровый специалист, работая с делами, обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ в области защиты персональных данных работников.

Как правильно вести

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Сбор избыточных сведений для личного дела

Работодатели должны помнить, что приобщение к личным карточкам работников копий документов, содержащих персональные данные, могут посчитать нарушением.

Одним из главных принципов обработки персональных данных является соответствие заявленным целям обработки данных их содержания и объема. Избыточные персональные данные – это незаконно (п. 5 ст. 5 Закона №152-ФЗ).

Поэтому работодателя, дополнившего данные личной карточки работника копиями документов, можно обвинить в избыточности информации о работнике по отношению к заявленным целям обработки персональных данных.

Так, например, ФАС Северо-Кавказского округа в Постановлении от 11.03.2014 № А53-10287/2013 подтвердил, что хранение работодателем копии паспорта на рабочем месте - это нарушение прав и свобод гражданина. Данное нарушение грозит наложением штрафа.

Гражданам нарушение обойдется в 3000 – 5000 рублей, должностным лицам от 10 000 до 20 000 рублей, компания может потерять от 15 000 до 75 000 рублей.

Чтобы избежать штрафных санкций, работодателю следует обрабатывать персональные данные работника только с его согласия и избегать приобщения к личной карточке работника копий его документов.

, , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector