Жизнь огородника
Назад

В течение какого времени нужно выдать перерасход по авансовому отчету

Опубликовано: 04.04.2020
Время на чтение: 11 мин
0
1

Заблуждение № 3. НДС по билетам нельзя взять к вычету без счета-фактуры перевозчика

Порядок расчетов с подотчетными лицами регламентируется п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Порядок ведения кассовых операций), частично он прописан в порядке заполнения документов, оформляемых при осуществлении данных расчетов.

Согласно п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций деньги подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности казенного учреждения, выдаются на основании заявления работника, составленного в произвольной форме и содержащего следующее:

  • сумму наличных денег;
  • срок, на который выдаются деньги под отчет;
  • дату составления заявления;
  • подпись руководителя учреждения.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции № 157н[1]). Форма указанного расчета не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Иногда возникают ситуации, когда работнику, у которого не закончился срок отчета по предыдущему авансу, необходимо выдать новый. Как быть в таких ситуациях?

Работнику 03.10.2016 выдано 80 000 руб. под отчет на пять дней на приобретение запчастей. 05.10.2016 его отправили в командировку на два дня. Вправе ли учреждение выдать ему новый аванс на командировку, если запчасти он еще не купил? Можно ли аванс на покупку запчастей зачесть как новый аванс на командировку?

В данной ситуации нужно исходить из вышеуказанного требования о возможности выдачи нового аванса только после погашения старого. Исключений из этого правила нет. Следовательно, так как работник не отчитался по авансу, полученному на приобретение запчастей, он сначала должен вернуть неизрасходованную сумму, а затем получить аванс на командировку.

Выдача денежных средств под отчет при отсутствии документов, подтверждающих погашение подотчетным лицом задолженности по ранее полученным суммам, является административным правонарушением, за которое ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена ответственность в виде уплаты административного штрафа:

  • должностными лицами – от 4 000 до 5 000 руб.;
  • юридическими лицами – от 40 000 до 50 000 руб.

Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 15.08.2016 № 09АП-30301/2016 признал правомерным привлечение общества к ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, в ситуации, когда общество осуществило 25.06.2015 выдачу наличных денежных средств в размере 22 000 руб. под отчет подотчетному лицу, полностью не отчитавшемуся по ранее (от 23.05.2015) полученному в размере 20 000 руб. авансу. Аналогичного подхода данный суд придерживался в Постановлении от 14.09.2016 № 09АП-37000/2016.

Такую же позицию высказал Десятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 26.02.2015 № 10АП-18198/2014, при этом, применив положения ст. 2.9 КоАП РФ о малозначительности правонарушения, он освободил общество от ответственности.

Учреждение направляет работника в командировку. Можно ли ему аванс на суточные (проезд и проживание учреждение оплатило самостоятельно) выдать без заявления?

В данном случае нужно исходить из следующего. С одной стороны, суточные – это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 167 ТК РФ), которые работник не должен подтверждать. С другой стороны, п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций предусматривается выдача аванса на основании заявления работника и исключений из данного правила нет.

Выдача денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером (ф. 0310002) (далее – РКО). Он должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром (абз. 1 пп. 4.3 п. 4 Порядка ведения кассовых операций).

В порядке заполнения РКО[2] указано, что, когда на прилагаемых к РКО документах (например, заявлениях) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на РКО не­обязательна. Однако согласно п. 8 Инструкции № 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к бухгалтерскому учету только при наличии на них подписей руководителя субъекта учета и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

В РКО по строке «Основание» отражается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

После проставления в РКО подотчетным лицом подписи кассир выдает ему наличные деньги и подписывает РКО (п. 6.2 Порядка ведения кассовых операций).

Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не возвращает в установленные сроки неизрасходованную подотчетную сумму по тем или иным причинам. Порядок действий учреждения для таких случаев определен ст. 137 ТК РФ, из которой следует, что работодатель удерживает из заработной платы работника не возвращенный своевременно аванс.

В Письме Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 уточнено, что решение об удержании работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения. Согласие работника на удержание сумм из заработной платы нужно получить в письменной форме.

Какие последствия возникают в случае, когда прошел месяц после окончания срока возврата подотчетным лицом неизрасходованной суммы, но он ее не вернул, а приказ на удержание этой суммы из заработной платы не издан либо издан, но фактически удержание еще не произведено?

Во-первых, за работником числится долг по возврату неизрасходованной суммы аванса, полученной под отчет. То есть эта сумма продолжает являться собственностью учреждения. Задолженность за работником числится, пока не истечет срок исковой давности.

Во-вторых, такая задолженность может быть отнесена к доходам работника, с которых нужно исчислить страховые взносы и НДФЛ.

Предлагаем ознакомиться  В течение какого времени должен оплачиваться больничный

В-третьих, подобная задолженность может быть переквалифицирована в беспроцентный заем.

Страховые взносы. Согласно п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» объектами обложения страховыми взносами в ФСС, ПФР и ФФОМС являются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений.

Контролирующие органы неоднократно давали официальные разъяснения по поводу обложения страховыми взносами не возвращенной в установленные сроки подотчетным лицом суммы аванса. Например, в п. 5 приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 приводятся следующие рекомендации:

  • если работодатель удержал из заработной платы работника не израсходованный им остаток аванса на основании ст. 137 ТК РФ, объекта обложения по страховым взносам не возникает;
  • когда работодатель принимает решение не удерживать такие суммы, они рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и будут облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке (см. также Письмо Минтруда РФ от 12.12.2014 № 17-3/В-609);
  • если работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами (с копиями товарных чеков на приобретение товаров, работ (услуг), счетами, накладными), в случае когда организация уже произвела начисление страховых взносов на упомянутую сумму выплат, организация вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов.

НДФЛ. По поводу обложения НДФЛ в случае несвоевременного возврата подотчетным лицом неизрасходованной суммы официальных разъяснений контролирующих органов нет.

Из арбитражной практики можно сделать вывод, что налоговые инспекции иногда такие суммы признают доходом подотчетного лица и начисляют НДФЛ. Суды подобный подход не поддерживают, если не истек срок исковой давности.

Например, АС ЦО в Постановлении от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016 рассмотрел ситуацию, когда на основании РКО генеральному директору общества под отчет выдавались денежные средства в размере 317 882 029 руб. По мнению налоговой инспекции, выданные работнику подотчетные суммы, не израсходованные в соответствии с авансовыми отчетами и не возвращенные обществу по ПКО, являются доходом физического лица, подлежащим обложению НДФЛ. Суд пришел к выводу, что они не признаются его доходом ввиду следующего:

  • отсутствуют бесспорные доказательства, подтверждающие, что данные средства были получены подотчетным лицом безвозмездно в свое пользование или присвоены;
  • они не переходят в собственность работника.

Стоит отметить также, что не израсходованная подотчетным лицом сумма аванса, которая не возвращена в установленные сроки, может быть переквалифицирована налоговой инспекцией в сумму, которой работник пользуется по договору займа. Согласно п. 1 ст. 807 ГК РФ по договору займа заимодавец передает в собственность заемщику деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег.

ООО «Гаспром»

ИНН 4308123456, КПП 430801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

ПРИКАЗ № 1984

о выдаче подотчетных сумм из кассы

г. Киров .... ...... .... ... ... ... ... 14.09.2017

В целях приобретения канцелярских принадлежностей ПРИКАЗЫВАЮ:

Выдать Е.В. Иванову из кассы сумму 10 000 (Десять тысяч) руб. на срок пять календарных дней.

Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера А.С.Петрову.

Директор __________ А.В. Мюллер

С приказом ознакомлен(а):

________ Е.В. Иванов

________ А.С. Петрова

14.09.2020

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

В течение какого времени нужно выдать перерасход по авансовому отчету

В качестве обоснования того, что перерасход имел место и его необходимо компенсировать является следующее: расходы являются обоснованными и документально подтверждены. Кроме того, работник должен предоставить авансовый отчет по форме АО, которая утверждена в организации руководителем. Представленный отчет должен быть проверен и заверен руководителем. Только в этом случае перерасход должен быть возмещен работнику.

После проверки и утверждения АО ставится отметка о принятии в соответствующей графе. Выдавая перерасход бухгалтер проставляет дату и номер РКО. Также в отчет должна стоять подпись и расшифровка подписи кассира компании и главного бухгалтера.

За полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должен отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций...» от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:

  • после окончания периода, на который были получены средства;
  • после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия — болезни, отпуска и т. д.

Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

Срок, на который подотчетник получает необходимое ему количество денег, указывается им в его заявлении на имя руководителя.

Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.

ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 19.08.2017 деньги под отчет могут выдаваться не только на основании заявления работника, но и по распорядительному документу (приказу) работодателя. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

Предлагаем ознакомиться  Образец претензии в мегафон за незаконное списание денежных средств

О возможности выдавать деньги подотчетному лицу до представления отчета по предыдущему авансу читайте в публикации «Новые правила работы с подотчетниками».

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

Как оформляется авансовый отчет, читайте в статье «Каковы правила оформления авансовых отчетов?».

В течение какого времени нужно выдать перерасход по авансовому отчету

Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина России «О правомерности перечисления...» от 25.08.

Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите здесь.

В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно).

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:

  • по форме — правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
  • по содержанию — целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
  • по арифметическому подсчету — проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.

ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.

Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.

Соблюдение Учета КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ, кассовой ДИСЦИПЛИНЫ и применение ККТ в подотчете

Период, на который можно выдавать сотрудникам наличные деньги, законодательство никак не ограничивает. Тут самое главное то, чтобы этот срок выдачи денег в подотчет завизирован руководителем организации. Потому что в письменном заявлении сотрудника, составленного в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, ставится подпись руководителя и дата подписания заявления.

Т.е. в целом процедура выдачи наличных средств под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности осталось прежней. Как и раньше, основанием для такой выдачи служит заявление сотрудника с резолюцией руководителя.

Однако раньше сумму наличных и срок, на который они выдаются, должен был собственноручно писать руководитель в своей распорядительной надписи. Теперь же, и сумма и срок указываются в тексте заявления, а руководитель пишет только «выдать». Это ближе к реальности. Форма заявления о выдаче денег под отчет так и осталась свободной.

Поэтому, директор, когда подписывает заявление на выдачу денег в подотчет, на свое усмотрение вправе решить, кому и на какой срок выдавать деньги в каждой конкретной ситуации. Например, на срочную покупку факса конечно же он может выделить один день. А на заявлении в под отчет работника, отправляющегося в длительную командировку, руководитель может сделать запись о годовом сроке.

к меню ↑

Важно!

, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности,

Предлагаем ознакомиться  Как вернуть страховку по кредиту в 2020

к меню ↑

Да, нужно. Но только если эти средства выданы для расчетов по договорам организации или предпринимателя. Потому, что, когда подотчетными наличными сотрудник оплачивает от своего имени оказанные лично ему услуги, лимит расчетов не применяют. Такой подход применяют, например, к тратам в командировке. Например, на наличные расходы сотрудника по оплате мини-бара в гостинице или химчистки за счет организации лимит не действует.

Нет, не нужно. Сотрудник, который получил деньги в подотчет, действует по поручению организации. Таким образом, получается, что фактически два юридических лица совершают один расчет, который следует оформлять одним чеком. Этот чек формирует продавец. Подтверждают это письма Минфина от 05.09.2018 № 03-01-15/63182, от 20.08.2018 № 03-01-15/58956, ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566, УФНС по г. Москве от 14.08.2018 № 17-15/176342.

Нет, не нужно. Выдача денег подотчетнику и возврат им неизрасходованных денег в кассу не является расчетами за товары (работы, услуги). Поэтому выбивать кассовый чек в данном случае не требуется. Это следует из статьи 1.1, пункта 1 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Подтверждают это письма Минфина от 20.08.2018 № 03-01-15/58954, ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566.

к меню ↑

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка

В течение какого времени нужно выдать перерасход по авансовому отчету

Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).

Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

Дебет

Кредит

Содержание операции

71

50, 51

Выданы подотчетные деньги

20 (23, 25, 26, 29, 44)

71

Отражены расходы по авансовому отчету

08, 10, 41

71

Отражены затраты на покупку основных средств, материалов, товаров, зафиксированные в авансовом отчете

19

71

Выделен НДС согласно полученному счету-фактуре

68

19

Зачтен НДС

60

71

Произведена оплата поставщику

50

71

Сдан остаток подотчетных сумм в кассу

70

71

Удержан долг из заработной платы

71

50

Выдан перерасход из кассы

Дополнительно о том, как нужно вести бухгалтерский учет авансовых отчетов, прочтите в материале «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц

После того как авансовый отчет был проверен, утвержден, по нему были проведены проводки и закрыты остаточные суммы (выдан перерасход или получен остаток), документ отправляется на хранение. Организации обеспечивают хранение документов в течение сроков, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ).

Сроки хранения документов приведены в нескольких нормативных документах:

  • Согласно подп. 1 п. 8 ст. 23 НК РФ документы, имеющие отношение к бухгалтерскому или налоговому учету, на основании которых формируется налогооблагаемая база для исчисления налогов в бюджет, должны храниться 4 года. К таким документам относятся и авансовые отчеты.
  • В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие понесенный убыток, хранятся в течение всего срока, в течение которого образовавшийся убыток переносится на будущие периоды и уменьшает налогооблагаемую базу текущего налогового периода.
  • В ст. 29 закона № 402-ФЗ для первичной бухгалтерской документации, к которой относятся, в частности, авансовые отчеты, предусмотрен срок хранения, установленный правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет.
  • В п. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утв. Росархивом, для авансовых отчетов установлен срок хранения, равный 5 годам.

Таким образом, минимальный срок хранения авансовых отчетов — 5 лет, максимальный определяется длительностью переноса убытка (в случае его получения) на будущее.

Итоги

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Отчет за аванс, полученный сотрудником на совершение расходов для хоздеятельности компании, представляет собой важный документ как для бухгалтерского, так и для налогового учета, так как на основании приложенных к нему и утвержденных руководителем документов произведенные затраты могут быть учтены (или не учтены) при формировании налогооблагаемой базы.

, , , , , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector