Жизнь огородника
Назад

Налоговый учёт расходов на мобильную связь

Опубликовано: 21.05.2020
Время на чтение: 10 мин
0
1

Приказ о компенсации расходов на оплату мобильной связи

В работе предприятий широко используются мобильные телефоны сотрудников в служебных целях. Звонки оплачиваются при этом из их личных средств, но есть возможность компенсировать работнику стоимость услуг мобильного оператора.

Право возмещения личных затрат, понесенных гражданином при исполнении рабочих обязанностей, определяется содержанием статьи 188 Трудового кодекса: это использование собственности и имущества работника и амортизация имущества.

Вопросы возврата личных затрат гражданина на средства связи во время исполнения служебных обязанностей включают:

  • самостоятельное вычисление потраченных сумм;
  • определение порядка начисления и выплаты денежных средств;
  • перечисление условий для выплаты;
  • утверждение перечня документации учета расходов, подтверждающих факт траты личных денежных средств гражданина.

ВАЖНО! Возврату подлежит стоимость только тех переговоров, которые использовались при выполнении трудовых обязанностей: в рабочее время, в течение командировочной поездки и т.д.

Существуют два способа определения размера компенсации:

  • введение положений о размере выплаты и условиях начисления в его трудовое соглашение или издание дополнения к нему – для конкретного сотрудника;
  • принятие локального нормативного акта – в таком случае размер начисления и условия получения одинаковы для всех сотрудников компании, в том числе и руководящих должностей.

ВАЖНО! Устанавливая правила возврата расходов на сотовую связь, работодатель может назначить лимит для этих затрат, который будет ограничивать максимальную сумму начисления.

Возможен и вариант с фиксированной суммой возмещения независимо от количества потраченных денежных средств.

Основной документ, отражающий сумму трат работника – детализация счетов. Она заказывается у оператора и подтверждает реальное количество потраченных средств.

Кроме того, детализация показывает время совершения звонков, т.е. работодатель может определить дату, время и длительность телефонного разговора, стоимость которого подлежит возмещению, исключая тем самым траты на личные переговоры.

При использовании безлимитных тарифов подтвердить расходы проще. В таком случае основанием для начисления выплаты будет чек, квитанция или выписка со счета, подтверждающая факт оплаты тарифа.

Порядок оплаты

Порядок возмещения расходов стандартен:

  1. Работник предоставляет чеки или руководитель запрашивает детализацию звонков у оператора.
  2. Ответственное должностное лицо издает распоряжение о возврате денег гражданину.
  3. Утвержденная сумма переводится работнику.

Сотрудник получает положенную сумму в ближайший день зарплаты или аванса.

Приказ составляется в свободной форме или на внутреннем бланке организации с указанием таких сведений:

  • наименование документа;
  • ссылка на ст. 188 ТК РФ;
  • размер выплаты (допускаются разные суммы для определенных должностей);
  • размеры поправочных коэффициентов (при необходимости);
  • дата издания документа и срок действия;
  • крайний срок начисления;
  • распоряжение об ознакомлении сотрудников с содержанием приказа;
  • назначение ответственного за контроль исполнения приказа;
  • Ф. И. О. лица, составившего приказ;
  • подписи составителя и лиц, ознакомившихся с распоряжением;
  • порядковый регистрационный номер приказа и дата его составления.

Из этих средств не высчитывается подоходный налог, не переводятся взносы на ОМС, в Пенсионный фонд и в ФСС. Исключения составляют ситуации, когда в общее начисление включаются траты, понесенные работником в нерабочее время в личных целях. В таком случае выплата приравнивается к доходу физического лица и подлежит обложению НДФЛ.

Другие условия действуют при заключении на предприятии соглашения об аренде личных мобильных телефонов.

Налоговый учёт расходов на мобильную связь

Тогда часть компенсационной выплаты, равная размеру платы за временное использование устройства в качестве рабочего телефона, будет облагаться подоходным налогом.

Некоторые профессии неразрывно связаны с частыми переговорами, в том числе в телефонном режиме. Так как мобильная связь используется для обеспечения рабочего процесса, то и расходы должен нести работодатель. Компенсация распространяется только на рабочие звонки, поэтому нужно правильно учесть сопутствующие личные беседы.

Нормы в этой сфере

Последний вариант можно применить только в том случае, когда стоимость аппарата составляет 40 тыс. руб. и более. Если же приобретение средства связи потребовало меньшей суммы, значит, оно относится к материальным затратам.

Статьи 41 и 45 ТК РФ гласят о том, что порядок компенсации расходов за сотовую связь, должен быть отражен в коллективном договоре, а также в других внутренних локальных актах.

Если договоренность была достигнута уже после подписания соглашения, то материальные изменения можно отразить в дополнительном документе.

Внимание: компенсация мобильной связи должна быть обоснована с экономической точки зрения (улучшение показателей, повышение эффективности труда и т.д.), иначе руководитель рискует получить административной наказание.

Затраты на телефонную связь – расходы, присущие практически любому учреждению. При чем, большая доля чаще всего принадлежит сотовым операторам.

Налоговый учёт расходов на мобильную связь

В этом нет ничего удивительного, так как появление мобильных телефонов значительно увеличило оперативность решения рабочих вопросов, а некоторые специальности попросту не предполагают использование стационарных аппаратов (водители, торговые представители и т.д.).

Предлагаем ознакомиться  Как развестись если муж не хочет развода

Чтобы обеспечить подчиненных мобильной связью, можно использовать один из нижеприведенных вариантов:

  • создание корпоративной сотовой связи путем подписания договора с сотовым оператором с последующей выдачей сим-карт подчиненным;
  • представление компенсации работникам.

Действующее законодательство требует, чтобы назначению выплат предшествовали анализ экономической обоснованности и предоставление подтверждающих документов.

Ее расчет

Уточнение размера выплаты подчиненному, пользующемуся в рабочих целях личной мобильной связью, предполагает проведение переговоров, результатом которых должна стать точная сумма компенсации. Завершающим моментом является отражение достигнутой договоренности в трудовом договоре или дополнительном соглашении.

Если использование личной связи в рабочих целях является не единичным случаем для организации, то целесообразнее отразить порядок расчета и предоставления компенсаций в коллективном договоре.

Для обеспечения контроля и предупреждения нарушений со стороны сотрудников, руководитель должен включить в должностную инструкцию информацию о месячном лимите мобильной связи и возможных последствиях перерасхода.

Компенсационная выплата может быть рассчитана и перечислена только после издания соответствующего приказа, гласящего о сумме, сроках и порядке предоставления. В знак ознакомления подчиненный должен поставить свою подпись.

  • Как определить точный размер положенной компенсации? Если сотрудник использует безлимитный тариф с фиксированной оплатой, то работодатель может ежемесячно перечислять ему именно эту сумму. Более целесообразной для организаций является посекундная тарификация и сниженная стоимость междугородних звонков.
  • Следующий вариант расчета и оплаты требует регулярного предоставления детального отчета о звонках и стоимости каждого. В этом случае бухгалтер сначала определяет продолжительность фактически проговоренного времени, а затем перечисляет положенную сумму компенсации.

Если в организации установлен ежемесячный лимит, то каждому подчиненному должно быть известно об этом, так как превышение расходов придется оплачивать самостоятельно.

Приказ о компенсации мобильной связи сотрудникам

Использование личного имущества подчиненных в рабочих целях, предполагает предоставление компенсации в соответствии со ст. 188 ТК РФ.

При этом статья 235 трудового законодательства гласит о том, что работодатель обязан полностью возместить причиненный ущерб (при наличии).

В основе расчета размера компенсации лежат рыночные цены, действующие на территории региона в период причинения материального вреда. Если сотрудник не возражает, работодатель может предложить натуральную форму возмещения – ремонт или замену испорченного имущества.

Порядок и срок компенсации телефонных переговоров должна быть определен и зафиксирован соглашением сторон. Информацию следует отразить письменно, например, в трудовом договоре, дополнительном соглашении и т.д.

Если работодатель не согласен компенсировать расходы, связанные с использованием личного мобильного тарифа на нужды организации, то он должен обеспечить подчиненных корпоративной связью. Не соблюдение условий соглашения о возврате трат можно обжаловать в судебном порядке.

Терентьев Богдан

  • наименование документа, в данном случае — приказ;
  • тип приказа — об оплате услуг сотовой связи;
  • основание приказа — например, в связи с производственной необходимостью для обеспечения производственных процессов;
  • постановление приказа с указанием наименования и имени должностного лица, который несет ответственность за выплаты компенсаций;
  • перечисление должностей, за которыми закреплено право пользования мобильной связью за счет организации;
  • назначить ответственным должностным лицам контролировать список номеров на балансе организации в пользовании сотрудниками;
  • подпись, расшифровка и наименование должности.

Так как любые расходы в организации облагаются налогами, важно правильно оформлять документацию, чтобы в случае проверок надзорными органами, у них не возникло никаких сомнений в вашем безупречном ведении дел.

Кроме того, такие вопросы обязательно должны быть отражены в нормативных актах организации с указанием фиксированной суммы выплат на такие расходы. Согласитесь, иногда сотрудник может использовать телефон в личных целях, на то он и телефон, чаще, чем по работе. Именно для таких возможных ситуаций нужна экономическая обоснованность покрытия подобных затрат.

Мобильная связь: как контролировать

Учет разговоров по мобильному телефону в служебных целях можно организовать несколькими способами:

  • детализацией;
  • лимитированием;
  • использованием безлимитных тарифов.

Детализация переговоров сводится к подробному анализу списка звонков и телефонных номеров, на которые они производились. Личные звонки из затрат исключаются, а звонки производственного, рабочего характера берутся в расчеты.

Детализация переговоров – веский аргумент при проверках обоснованности затрат налоговыми инспекторами. В то же время неформальное общение по телефону позволяет, к примеру, эффективно сбывать товар друзьям, знакомым, родственникам сотрудников фирмы. Такая дилемма может вызывать конфликты при отнесении затрат в ту или иную категорию. Кроме того, услуги оператора связи по детализации, как правило, требуют дополнительной платы.

При лимитировании переговоров сотрудникам выделяется определенная сумма ежемесячно, которая должна покрыть служебные переговоры. Нередко детализация предваряет этап лимитирования: анализ детализированных отчетов помогает определить оптимальные лимиты расходов. В то же время для налоговиков все суммы сверх лимита будут по умолчанию являться экономически необоснованными.

Подключение к безлимитным тарифам значительно упрощает учет, поскольку отпадает необходимость контролировать суммы на разговоры «по делу», отделять служебные затраты от личных. Кроме того, по мнению Минфина (письмо №03-03-06/1/378 от 23/06/2011), применение их не препятствует отнесению в затраты для целей НУ.

Налоговый учёт расходов на мобильную связь

Использование служебных телефонов сотрудниками прописывается в Правилах внутреннего трудового распорядка. Некоторые компании издают специальный ЛНА – Правила пользования служебной сотовой связью.

Предлагаем ознакомиться  Образец оформления служебной записки о введение должности

Важно! Если сим-карта оформлена на физическое лицо, например, на директора фирмы, оплачивать с расчетного счета сотовую связь и отражать ее в учете нельзя. Однако правомерно установить работнику компенсацию за использование личного телефона в служебных целях.

Бухгалтерский учет

Расходы на услуги связи – это расходы по обычным видам деятельности (ПБУ10/99 р.2 п.5), они связаны с производством, приобретением, продажей товаров, работ, услуг. Из сказанного следует, что учитываться в БУ они будут на «затратных» счетах по подразделениям.

Проводки стандартные:

  • Дт 20, 25, 26, 44 Кт 60 – учтены расходы на мобильную связь (без НДС).
  • Дт 19 Кт 60 – учтен НДС по услугам мобильной связи.
  • Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету.
  • Дт 60 Кт 51 – прошла оплата мобильной связи.

Если выявлен перерасход, расчеты ведутся через счет 73, с использованием соответствующих субсчетов:

  • Дт 73 Кт 60 – зафиксированы сверхлимитные расходы связи (в разрезе аналитического учета, пофамильно).
  • Дт 50 Кт 73 – погашены наличными затраты работником, допустившим перерасход лимита.
  • Дт 91 Кт 73 – списаны на убытки расходы работника, допустившего перерасход, в связи с невозможностью удержать сумму. Такая ситуация может возникнуть, если работник успел уволиться.

Компенсации за использование в служебных целях личных телефонов (о которых говорится выше) также учитываются через счет 73:

  • Дт 20, 25, 26 и др. Кт 73 – начислена компенсационная выплата работнику.
  • Дт 73 Кт 50, 51 – фирма рассчиталась с работником.

Выбор наиболее подходящего для конкретной фирмы механизма контроля расходов на связь, корректное отражение в бухгалтерском учете, а также правильное документальное оформление дают возможность без проблем признать их в налоговом учете как прочие расходы по производству, реализации продукции (ст. 264 п. 1-25, НК РФ). Есть возможность списать их в НУ и «упрощенцам» (ст. 346.16 п. 1-18 НК РФ).

О первых двух факторах мы уже говорили. Остановимся теперь на требованиях, предъявляемых инспекторами к документальному оформлению расходов мобильной связи в организации.Законодательством не установлен жесткий перечень необходимой документации, с этим согласны и судьи (пост. №КА-А40/7416-09 ФАС МО от 06/08/09 г.).

Вместе с тем расходы для целей НУ должны быть экономически обоснованы. Практикой налоговых проверок выработан перечень документов, которые могут служить обоснованием истраченных на рабочую сотовую связь сумм:

  1. Должностные инструкции, отражающие необходимость использования мобильного телефона на службе.
  2. Приказ со списком лиц, имеющих такое право.
  3. Договор с сотовым оператором.
  4. Детализированные счета оператора связи, приказ на установление лимитов и др. документы, в зависимости от способа контроля характера затрат.
  5. Целесообразно прописать использование сотовой связи в трудовом договоре или в допсоглашении к нему.

Отметим, что в суде указанный список может быть оспорен. Так, детализация переговоров не является обязательной, по мнению ФАС ПО ( пост. по д. №А65-29284/2005-СА2-8 от 09/11/06 г.) – из документа не ясен характер переговоров.

Ряд судебных решений свидетельствует также о следующем:

  • необходимость использования сотовой связи необязательно должна быть прописана в должностной инструкции и трудовом договоре;
  • пользоваться мобильной связью возможно даже при наличии убытка фирмы;
  • документы, подтверждающие экономический эффект от переговоров (к примеру, заключенный договор с контрагентом), не требуются;
  • сотовый оператор необязательно должен иметь отношения к региону нахождения фирмы.

Вместе с тем необходимо помнить и нюансах, игнорирование которых может негативно отразиться на результатах налоговой проверки:

  • если ЛНА установлен лимит переговоров, сверхлимитное включение сумм в затраты незаконно;
  • невзысканная сумма сверхлимитных переговоров является доходом гражданина, с нее нужно удержать НДФЛ либо надо сообщить в ИФНС о невозможности такого удержания;
  • возвращенная сумма сверхлимитных затрат связи является доходом фирмы, по ней нужно восстановить НДС, отнесенный на вычет; НДС списывается за счет средств фирмы (Дт 91 Кт 19 или 68 – если уже предъявлен к вычету).

При допущении однократного обоснованного превышения лимита необходимо составление отдельного документа – обоснования, акта (к примеру, имела место зарубежная поездка). К акту прилагают служебную записку сотрудника, распечатку-детализацию звонков и списывают общим порядком.

Приказ на сотовую связь в организации

Приказ об установлении лимита на использование мобильной связи в связи с производственной необходимостью

Предлагаем ознакомиться  Что делать если соседка обвиняет меня в снятии через мобильный банк денег

[ число, месяц, год ]

1. Установить перечень сотрудников, а также закрепляемых за ними абонентских номеров, которым оплачивается предоставление услуг мобильной телефонной связи: [ должность, Ф. И. О., абонентский номер ].

2. Разрешить сотрудникам использовать личные телефоны (аппараты) при условии обеспечения сохранности выданных SIM-карт.

Указанным должностным лицам осуществлять пользование мобильной телефонной связью согласно утвержденным лимитам и только в служебных целях.

4.1. [ Должность ] — [ цифрами и прописью ] рублей;

4.2. [ Должность ] — [ цифрами и прописью ] рублей.

5.1. Сумма расходов, произведенных сверх лимита, удерживается из заработной платы сотрудника, начисленной за месяц, в котором допущено такое превышение.

5.2. В случае невозможности удержаний из заработной платы сумма возмещения вносится в кассу организации не позднее [ значение ] числа месяца, следующего за месяцем, в котором допущено превышение.

5.4. Указанная служебная записка должна быть представлена в бухгалтерию организации не позднее [ значение ] числа месяца, следующего за месяцем, в котором допущены расходы сверх лимита.

6. Главному бухгалтеру оплату расходов мобильной связи производить ежемесячно за счет [ указать источник финансирования ] на основании детализированных счетов оператора связи, подтверждающих служебный характер звонков.

7. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [ вписать нужное ].

[ должность, подпись, инициалы, фамилия руководителя ]

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

Примерная форма приказа об установлении лимита на использование мобильной связи в связи с производственной необходимостью

Разработана: Компания «Гарант», август 2012 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Приказ на лимит сотовой связи, образец

Образец Приказа о порядке использования мобильной связи в хозяйственной деятельности

Общество с ограниченной ответственностью

 «___________________________»

ПРИКАЗ № ____

ПРИКАЗ № ____

__________                                                                                                                                                          «__» ______ 2016г.

«О порядке использования

 мобильной связи в хозяйственной деятельности»

В целях обеспечения в ООО «______________» быстрого доступа и оперативного обмена информацией между работниками предприятия и контрагентами, а также для эффективного выполнения производственных и административно — управленческих функций, связанных с подготовкой, организацией, ведением производства и продажей продукции

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. 1. Предоставить работникам предприятия, для использования в их трудовой деятельности, карточки мобильной связи (sim-карты) согласно Приложения № 1.
  2. 2. Ввести в действие и соблюдать «Положение об использовании мобильной связи на ООО «________________» (Приложение № 2).
  3. 3. Работникам предприятия пользоваться мобильной связью только в хозяйственной деятельности предприятия с целью выполнения своих функциональных обязанностей и не допускать пользование мобильной связью в личных целях.
  4. 4. Контроль за надлежащим исполнением данного приказа возложить на системного администратора _________________.

Директор

ООО «___________________»                                                             

Системный администратор ______________                                                 

«УТВЕРЖДАЮ»:ДиректорООО «_______________»______________________

Приложение № 1

к Приказу № ___ от «____» __________ 2016г.

Должность Ф.И.О. Номер мобильной карты (sim-карты) Номер мобильной связи Лимиты расходов на переговоры в месяц(грн.)

Завантажити документ на комп’ютер

Тезисно

  1. Расходы на мобильную связь относятся к расходам по обычным видам деятельности (БУ), прочим расходам, связанным с производством и реализацией (НУ). Для включения в затраты в целях НУ расходы должны быть экономически обоснованы. Как правило, требуется договор с оператором связи, приказ, содержащий список сотрудников, пользующихся служебной сотовой связью.
  2. В зависимости от способа контроля расходов, закрепленного в ЛНА, используется распечатка с детализацией звонков, приказы, лимитирующие использование связи, приказ о переходе на безлимитный тариф и др. Целесообразно прописать необходимость использования связи в должностной инструкции сотрудника, отразить в трудовом договоре.
  3. Вместе с тем судьи указывают на то, что исчерпывающего перечня необходимой документации законодательство не содержит, и отсутствие тех или иных документов необязательно свидетельствует о необоснованности затрат фирмы.
  4. В бухгалтерском учете суммы, истраченные на мобильную связь, учитываются на счетах затрат по подразделениям. Перерасход или компенсация за использование собственных мобильных ресурсов сотруднику проходит через счет 73.
, , , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector