Жизнь огородника
Назад

Разрабатываем форму и утверждаем штатное расписание

Опубликовано: 29.03.2020
Время на чтение: 39 мин
0
1

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок.

В начале заполняется шапка документа, указывается наименование предприятия в соответствии с учредительными документами.

Указывается код по ОКПО.

Заполняется поле "Номер документа".

Проставляется текущая дата составления документа.

В графе "На период" указывается период действия штатного расписания.

Разрабатываем форму и утверждаем штатное расписание

В гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже – общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее заполняется таблица в соответствии с занимаемыми работниками должностями, окладами и другим:

  • Структурное подразделение:
    1. Наименование - к структурным подразделениям относятся филиалы, представительства,отделы, цеха и другое.
    2. Код - указываются номера подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.
  • Профессия (должность) - если законом установлены льготы и ограничения в отношении работы в определённой должности, то наименования должностей организации должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ). Для некоторых категорий работников (муниципальных служащих, членов избирательной комиссии, государственных служащих) должности указываются в соответствии с реестром должностей.
  • Количество штатных единиц - указывается количество штатных единиц, которе предусмотрено в организации, в том числе неполных.
  • Оклад (тарифная ставка) - указывается фиксированный размер оплаты труда по должности за выполнение нормы труда за единицу времени или исполнение трудовых обязанностей за месяц. При этом в графу может вноситься как фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, так и проценты или коэффициент трудового участия (КТУ), коэффициент распределения и другое в соответствии с законодательством РФ, коллективным и трудовым договорами, соглашениями и иными нормативными актами организации.
  • Надбавка - указываются жоплаты и надбавки компенсационного характера и стимулирующие выплаты, установленные действующим законодательством РФ, а также введенные по усмотрению организации. Если величина надбавки периодически меняется, то лучше её не указывать в штатном расписании, а в графе 10 сделать ссылку на документ, устанавливающий такую надбавку.
  • Месячный фонд заработной платы - указывается сумма должностного оклада и надбавок (в рублях или в других измерениях). Если оклад установлен в рублях, а надбавки – в процентах или коэффициентах, то в графе 9 делается прочерк, а в графе 10 даётся ссылка на документы, определяющие эти надбавки.
  • Примечание - вносится любая информация, относящаяся к штатному расписанию: сдельная или повременная оплата труда, локальные нормативные акты организации, устанавливающие размер оплаты труда, виды и размеры надбавок и т.д.

Особо нужно сказать о заполнении граф "Оклад" и т.п.: сумма оклада должна быть одна, не допускается указание так называемой "вилки", поскольку согласно ст. 22 ТК РФ оплата должна быть равной за равный труд.

Примечание. О правилах заполнения таких граф штатного расписания, как "Должность", "Количество штатных единиц", "Тарифная ставка (оклад) и пр.", "Надбавка", можно прочитать в статье "Штатное расписание в вопросах и ответах" на с. 46 журнала N 7, 2009.

При необходимости отражения по одинаковым должностям разных зарплат (а не окладов) рекомендуем либо установить для должности категории или разряды, либо регулировать это установлением надбавок (доплат) в зависимости от квалификации работников. Данной позиции придерживается и Роструд (Письмо от 27.04.2011 N 1111-6-1).

Поэтому работодатель при разработке формы штатного расписания для целей установления персональных надбавок и доплат работникам может изложить информацию в графе "Надбавки, доплаты" так, как показано в примере 11.

Пример 11. Образец оформления графы "Надбавки, доплаты" в штатном расписании.

Структурное подразделение

Должность

Количество штатных единиц

Оклад, руб.

Надбавки, доплаты

Всего в месяц, руб.

Примечание

Основание

Сумма, руб.

Если в организации заработная плата работников состоит из окладов (либо из окладов и нерегулярно выплачиваемых премий), то графу "Надбавки, доплаты" можно исключить. И наоборот: если работодатель применяет в качестве стимулирования труда работников регулярные премии, то можно добавить графу "Премии", также для удобства выделив подграфы "Основание" и "Сумма, руб." (см. пример 12).

Пример 12. Образец оформления граф "Премия", "На руки" в штатном расписании.

Структурное подразделение

Должность

Количество штатных единиц

Оклад, руб.

Премии

Всего в месяц, руб.

На руки

Основание

Сумма, руб.

Для ряда работодателей в связи с необходимостью соблюдения ст. ст. 133 и 133.1 ТК РФ нелишним будет добавить графы "К выплате" или "На руки" (пример 12).

Разрабатываем форму и утверждаем штатное расписание

Рассмотрим составление штатного расписания на основе унифицированного бланка Т-3. Для получения готового документа нужно просто заполнить бланк, руководствуясь Указаниями по заполнению форм первичной учетной документации.

«Шапка». При оформлении «шапки» нужно указать наименование организации в поле «Наименование» (это делается в соответствии со свидетельством о регистрации), код ОКПО, номер документа и дату составления. В поле «Штатное расписание на период…» нужно указать только дату вступления данного документа в силу.

Содержательная часть. Форма штатного расписания предполагает нумерацию граф содержательной части документа, что добавляет удобства при работе с ним. Всего граф десять. Заполним их по очереди.

  • Графа 1 «Наименование». Указываем наименование структурного подразделения, цеха, представительства, филиала, располагая структурные подразделение согласно существующей иерархии.
  • Графа 2 «Код». Указываем код структурного подразделения, присвоенный ему руководителем организации.
  • Графа 3. Указываем должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации сотрудника в соответствии с Общероссийском классификатором профессий и Квалификационным справочником руководителей и специалистов. Тут следует учитывать, что должность, на которую принимается работник, должна одинаково звучать как в штатном расписании, так и в трудовом договоре, а также в трудовой книжке.
  • Графа 4 «Количество штатных единиц». Указываем число штатных единиц по соответствующим должностям. Если есть неполные единицы, их следует указать в долях, например, 2,75. А если есть вакантные должности, то они также указываются.
  • Графа 5«Тарифная ставка». Указываем оклад, тарифную сетку, процент от выручки, долю от прибыли – все зависит от того, какая система оплаты труда действует в конкретной организации. Главное – указать сумму в рублевом эквиваленте и помнить, что размер оклада (тарифной ставки) не может быть ниже минимального размера оплаты труда.
  • Графы 6, 7, 8 «Надбавки». Указываем предусмотренные стимулирующие и компенсационные выплаты. Это могут быть премии, доплаты, поощрительные выплаты, надбавки, которые могут быть установлены как законодательством РФ, так и работодателем. Такие выплаты могут быть фиксированными суммами или процентными надбавками.
  • Графа 9. Указываем общую сумму граф 5-8. То есть производим суммирование окладов и всех положенных надбавок и выводим общее значение в рублях. Если данные указаны в процентах, выводим процентное соотношение.
  • Графа 10 предназначена для примечаний. Если их нет, ее оставляют незаполненной.

После того как все графы заполнены, нужно заполнить строку «Итого». В ней суммируются все показатели по вертикальным столбцам: указывается, сколько всего предусмотрено расписанием штатных единиц, суммы окладов (тарифных ставок), надбавок и сумма месячного фонда заработной платы.

Подписывает штатное расписание начальник отдела кадров или уполномоченное лицо, а также главный бухгалтер организации. Печать на документ ставить можно, но не обязательно.

С 25 ноября 2019 года в ООО «Лабиринт-2019» введено новое штатное расписание (приказ от 25.11.19 № 74ОК). В структуре организации предусмотрено 7 подразделений, включая АУП, бухгалтерию, отдел кадров, отдел продаж и хозчасть. Общая штатная численность сотрудников — 16,5 единиц. При этом уборщица (с окладом по полной ставке 12 тыс. руб.) оформлена на 0,5 ставки.

С учетом этих данных заполним штатное расписание по форме № Т-3.

В заключение отметим, что, если работодатель, составляя штатное расписание на 2020год, будет придерживаться рассмотренных выше несложных правил, это обезопасит его от проблем при проверках контролирующих органов. А своевременное отражение в «штатке» изменений в структуре компании позволит избежать конфликтов, в том числе при необходимости увольнения работников «по сокращению».

Утверждаем расписание

Если на предприятии нет штатного расписания, но руководство решило его разработать, возникает резонный вопрос: кто должен это делать? На него законодательство опять-таки не дает однозначного ответа. Поэтому, руководитель может заняться этим сам, определив круг ответственных лиц, которые будут ему помогать.

Логично, если это будут кадровые работники, главный бухгалтер, сотрудники юридического или планово-экономического отдела. А если на предприятии имеется отдел организации труда и заработной платы, можно поручить эту работу им. Обязанности по разработке и составлению штатного расписания 2014 могут быть отражены в трудовом договоре сотрудника или его функциональных обязанностях.

Утверждение штатного расписания относится к полномочиям руководителя организации или того лица, которому эти полномочия переданы по распоряжению руководителя. Чтобы утвердить штатное расписание, руководитель должен подписать специальный приказ или распоряжение. Реквизиты этого документа должны быть указаны в поле унифицированной формы Т-3 «Утверждено приказом организации от «__»_______20__№__». При этом дата утверждения и дата вступления в силу штатного расписания могут и не совпадать (дата вступления в силу обычно более поздняя).

Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда (Письмо Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1). То есть штатное расписание отражает события трудовых отношений, которые способны оказать влияние на финансовое положение организации и (или) движение денежных средств. По сути, организация (особенно вновь созданная) или иной работодатель не имеют права принимать работников при отсутствии штатного расписания.

Ранее обязательной была унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Однако с 2013 г. ее использование стало необязательным. И хотя многие организации по-прежнему применяют унифицированные формы, не стоит упускать возможность, предоставленную законодателем, и адаптировать ее под нужды конкретного работодателя.

Предлагаем ознакомиться  Как расторгнуть брачный договор в одностороннем порядке

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если все же составлять «штатку», то каковы сроки утверждения штатного расписания 2020?

Этот вопрос интересует кадровиков, как уже функционирующих компаний, так и вновь созданных. Какие сроки утверждения штатного расписания новой организации?

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п.

  • разные права и обязанности;
  • различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Другим насущным вопросом является внесение изменений в «штатку» при сокращении численности или штата. Каким документом установлены сроки утверждения штатного расписания при сокращении?

Кто и зачем должен составлять

В штатном расписании должны быть указаны следующие данные:

  • Полное наименование организации, в соответствии с учредительными документами.
  • ОКПО организации.
  • Номер штатного расписания (можно использовать любой способ нумерации).
  • Дата фактического составления.
  • Нужно указать период действия штатного расписания (обычно эта дата равняется 1 году).
  • В правом верхнем углу ставится гриф «Утверждено» и указываются реквизиты приказа об утверждении и введение в действие штатного расписания.
  • Наименование должности работника в соответствии с ЕКСД.
  • Количество работников по каждой должности.
  • Размеры тарифных ставок (окладов) работников.
  • Оклад в штатном расписании нельзя указывать в диапазоне(20 000 - 25 000 руб.), указывайте их в фиксированном размере(21 350 руб.) (ч. 4 ст. 129 ТК).

    Оклад всегда указывают для полной ставки(ч. 4 ст. 129 ТК).

  • Постоянные надбавки и доплаты.

Освобождение

Нет освобождений. У всех работодателей оно должно быть. Даже у микропредприятий.

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?».

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается дважды — в части 1 статьи 15 ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений, и в части 2 статьи 57 ТК РФ, где дано понятие трудовой функции работника. Кроме того, в пункте 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.

Выбираем способ

Учитывая положения ст. 9 Закона N 402-ФЗ, прежде чем составить штатное расписание организации, необходимо утвердить его форму, как и формы других документов по учету труда и его оплате.

Разрабатываем форму и утверждаем штатное расписание

Сделать это можно двумя способами:

  • утвердить отдельным приказом организации с приложением соответствующих форм (см. пример 1);
  • отразить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета, какие формы первичных учетных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) используются для оформления фактов хозяйственной жизни (см. пример 2 ниже). При этом следует сделать указанные формы документов приложениями к учетной политике (см. пример 3 ниже).

Пример 1. Приказ об утверждении и введении в действие форм первичных учетных документов по учету труда и его оплате.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Логос" ¦
¦ ¦
¦ Приказ ¦
¦ ¦
¦ 25.12.2014 N 101 ¦
¦ ¦
¦ Москва ¦
¦ ¦
¦ Об утверждении и введении в действие ¦
¦ форм первичных документов по учету труда и его оплате ¦
¦ ¦
¦ В соответствии с ч. 2 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 ¦
¦ N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦ 1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2015 формы первичных ¦
¦ учетных документов, обязательные для документального подтверждения ¦
¦ фактов хозяйственной жизни ООО "Логос" по учету труда и его оплате, ¦
¦ приведенные в приложениях к настоящему приказу. ¦
¦ 2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного ¦
¦ бухгалтера Оськину М.Н. ¦
¦ ¦
¦ Приложение: ¦
¦ 1. Штатное расписание - на 1 л. ¦
¦ 2. Приказ о приеме на работу - на 1 л. ¦
¦ {amp}lt;...{amp}gt; ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Филичкин Э.В. Филичкин ¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлена: ¦
¦ Главный бухгалтер Оськина М.Н. Оськина 26.12.2014 ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Пример 2. Фрагмент учетной политики.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Приложение N 1 ¦
¦ к приказу от 29.12.2014 N 56/бу ¦
¦ ¦
¦ Учетная политика ООО "Трейд" ¦
¦ для целей бухгалтерского учета ¦
¦ ¦
¦ I. Организационная часть ¦
¦ ¦
¦ Основным видом деятельности организации, формирующим выручку и ¦
¦ себестоимость продаж, является оптовая торговля непродовольственными ¦
¦ товарами. ¦
¦ {amp}lt;...{amp}gt; ¦
¦ Для оформления фактов хозяйственной жизни используются ¦
¦ унифицированные формы первичных учетных документов. При отсутствии ¦
¦ унифицированных форм применяются формы документов, содержащие ¦
¦ обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от ¦
¦ 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". ¦
¦ {amp}lt;...{amp}gt; ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Пример 3. Фрагмент приложения к учетной политике.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Приложение N 2 ¦
¦ к Учетной политике ООО "Трейд" ¦
¦ для целей бухгалтерского учета ¦
¦ ¦
¦ Разработанные формы документов ¦
¦ Выписка из штатного расписания ¦
¦ {amp}lt;... {amp}gt; ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Следует отметить, что в силу обязательности учетной политики для большинства работодателей согласно ст. 8 Закона N 402-ФЗ второй способ закрепления применяемых форм первичных документов является более предпочтительным.

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

Форма штатного расписания в формате *doc (Word).

Форма штатного расписания в формате *xls (Excel).

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание - бланк унифицированной формы Т-3 - и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Изменение штатного расписания

Штатное расписание должно быть утверждено руководителями всех структурных подразделений или отдельными сотрудниками руководящих должностей. После этого штатное расписание направляется на рассмотрение к главному бухгалтера и руководителю кадровой службы.

После утверждения штатного расписания бухгалтером и руководителем кадровой службы издаётся приказ руководителя об утверждении нового расписания.

Когда приказ издан, в штатном расписании проставляется дата и номер.

Изменить штатное расписание можно двумя способами:

  • Изменить само расписание (создать новое расписание со следующим порядковым номером).
  • Изменить действующее.

Все изменения штатного расписания должны подтверждаться приказами. Только после их издания можно производить корректировку расписания. В приказе должно быть указано основание, в соответствии с которым вносится изменение.

Форма приказа об изменении штатного расписания в формате *doc (Word).

Приказ о внесении изменений оформляется в свободной форме и в нём должны быть указаны следующие реквизиты:

  • Название организации.
  • Тип документа.
  • Дата и номер регистрации.
  • Гриф с надписью "Утверждено".
  • Визы руководителей.

Приказ согласовывается с главным бухгалтером и руководителем.

Исключить должность из штатного расписание можно только при сокращении персонала. Для этого издаётся приказ о внесении изменений, удаляется должность и утверждается новое штатное расписание.

Исключить определённую должность можно только при возникновении определённых условий, таких как:

  • Кризис.
  • Смена условий труда и другое.

При сокращении персонала увольняемый сотрудник предупреждается за два месяца до сокращения.

Порядок действий при сокращении персонала и изменении штатного расписания:

  1. Составление приказа (в нём указываются причина его издания, прописывается наименование должности, которая исключается). Документ заверяется.
  2. Производятся изменения в действующем штатном расписании без удаления кодов должностей и структурных подразделений.
  3. Составляется приказ о мероприятиях по сокращению персонала. Приказ заверяется и сокращаемые сотрудники с ним ознакамливаются.

Унифицированная форма № Т-3 - Штатное расписание (бланк)

Для того, чтобы ввести новую должность в штатное расписание необходимо:

  • Составить приказ о внесении изменений в расписание.
  • Внести изменения в штатное расписание.
  • Составить должностную инструкцию на нового работника.

Даже в устоявшееся штатное расписание время от времени приходится вносить изменения. Причиной таких изменений может быть необходимость ввести в штат новую единицу, подразделение или, напротив, сократить имеющийся штат. Кроме того, может возникнуть необходимость изменения окладов, тарифных ставок, а также потребность в переименовании должностей или подразделений.

Существует два варианта внесения изменений в штатное расписание:

  • разработать и утвердить новое штатное расписание;
  • внести изменения в действующее штатное расписание.

В первом случае штатное расписание разрабатывается на основе действующего, но с учетом необходимых изменений и вводится в действие с начала или середины календарного года. Если есть острая необходимость, то с начала нового месяца.

Что же касается внесения изменений в действующий документ без его отмены, то они производятся в соответствии с приказом руководителя «Об изменении штатного расписания». В самом приказе нужно указать основание для внесения изменений в штатное расписание (это может быть реорганизация, сокращение штатов, совершенствование структуры организации и прочее), а также указать, какие именно изменения должны быть внесены.

Предлагаем ознакомиться  Увольнение за пьянку - пошаговая процедура _НН

В большой организации с разветвленной структурой лучше указывать не только должности, которые затрагивает изменение, но и структурные подразделения, где эти должности находятся. При этом все изменения в штатном расписании должны быть доведены до сведения работников предприятия, а также внесены в трудовые книжки со ссылкой на основание (приказ или распоряжение).

Сокращение штата или численности работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание, поскольку сокращение численности организации предполагает исключение из расписания отдельных штатных единиц, а сокращение штата – должностей. При этом сокращаемые работники подлежат увольнению (если не предполагается их перевод на другую работу).

Поскольку при увольнении по сокращению численности или штата работников необходимо предупредить об изменениях не позднее, чем за два месяца, новое штатное расписание может быть введено в действие только по истечении этого срока. Хотя составить его можно заранее и само наличие нового или измененного штатного расписания, которое уже утверждено, станет подтверждением правомочности увольнения сотрудников.

Постановление Госкомстата №20 от 24.03.1999 разрешает организациям вносить изменения в унифицированные формы первичной учетной документации (это разрешение не касается учета кассовых операций). Следовательно, если есть настоятельная необходимость, организация может внести в готовую форму  свои правки, но при этом не допускается удаление уже существующих реквизитов.

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

1) издание приказа о соответствующем изменении;

Разрабатываем форму и утверждаем штатное расписание

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итак, работодатель решил утвердить штатное расписание по самостоятельно разработанной форме. Для начала следует издать соответствующий приказ (см. пример 4).

Пример 4. Приказ об утверждении штатного расписания.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Радость" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ ¦
¦ ¦
¦ 24.11.2014 N 29 ¦
¦ ¦
¦ Москва ¦
¦ ¦
¦ Об утверждении и введении в действие ¦
¦ штатного расписания ¦
¦ ¦
¦ В целях закрепления организационно-штатной структуры ООО "Радость" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦ 1. Утвердить и ввести в действие с 01.12.2014 штатное расписание ¦
¦ согласно Приложению к настоящему приказу. ¦
¦ 2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ¦
¦ начальника отдела кадров Радиолову Л.У. ¦
¦ ¦
¦ Приложение: штатное расписание на 1 (Одном) листе. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Щукина Э.Б. Щукина ¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлена: ¦
¦ Начальник отдела кадров Радиолова Л.У. Радиолова 24.11.2014 ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Изменения в утвержденное и действующее штатное расписание также вносятся приказом - либо отражающим конкретные изменения (см. пример 5), либо утверждающим новую редакцию ШР (см. пример 6 ниже).

Пример 5. Приказ об изменении штатного расписания.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Технолекс" ¦
¦ (ООО "Технолекс") ¦
¦ ¦
¦ Приказ ¦
¦ ¦
¦ 21.11.2014 N 23/шр ¦
¦ ¦
¦ г. Новосибирск ¦
¦ ¦
¦ Об изменении штатного расписания ¦
¦ ¦
¦ В целях совершенствования организационно-штатной структуры ООО ¦
¦ "Технолекс" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦ 1. Внести с 01.12.2014 в штатное расписание от 25.12.2012 N 3 ¦
¦ следующие изменения: создать патентный отдел штатной численностью 3 ¦
¦ единицы: ¦
¦ - начальник патентного отдела с окладом 35 000 руб. - 1 единица; ¦
¦ - патентовед с окладом 27 000 руб. - 1 единица; ¦
¦ - помощник патентоведа с окладом 20 000 руб. - 1 единица. ¦
¦ 2. Ознакомить с настоящим приказом главного бухгалтера Кумарь М.Н. ¦
¦ 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ¦
¦ начальника отдела кадров Авдееву К.В. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Петров К.В. Петров ¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлены: ¦
¦ главный бухгалтер Кумарь М.Н. Кумарь 21.11.2014 ¦
¦ начальник отдела кадров Авдеева К.В. Авдеева 21.11.2014 ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Изменение унифицированной формы Т-3

Сделать это можно двумя способами. Первый — составить новое (измененное) штатное расписание взамен предыдущего. Новый документ утверждается приказом. Второй способ — исправить действующую «штатку». Для этого издается приказ о внесении изменений.

Разрабатываем форму и утверждаем штатное расписание

Работодатель может совмещать оба способа. Например, при незначительных поправках (переименование, добавление, исключение одной из должностей, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно издать приказ об изменениях. А при более глобальных коррективах — утвердить новое штатное расписание.

Также практикуется метод «подведения итогов», который предполагает обобщение изменений, внесенных в течение года отдельными приказами. В этом случае с 1 января следующего года утверждается новое штатное расписание с учетом всех поправок.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Логос" ¦
¦ ¦
¦ Приказ ¦
¦ ¦
¦ 25.12.2014 N 102 ¦
¦ ¦
¦ Москва ¦
¦ ¦
¦ Об утверждении и введении в действие ¦
¦ штатного расписания в новой редакции ¦
¦ ¦
¦ В связи с изменением организационно-штатной структуры ООО "Логос" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦ 1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2015 штатное расписание ¦
¦ согласно Приложению к настоящему приказу. ¦
¦ 2. Признать утратившим силу штатное расписание, утвержденное ¦
¦ приказом от 27.11.2011 N 2. ¦
¦ 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ¦
¦ заместителя генерального директора по кадровым вопросам Оськину М.Н. ¦
¦ ¦
¦ Приложение: штатное расписание - на 2 л. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Филичкин Э.В. Филичкин ¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлена: ¦
¦ Заместитель генерального директора ¦
¦ по кадровым вопросам Оськина М.Н. Оськина 25.12.2014 ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Как отметил Роструд в Письме от 22.03.2012 N 428-6-1, штатное расписание меняется, если переименовываются структурные подразделения или должности, меняются размеры окладов, сокращается численность или штат работников. Частоту и периодичность изменения штатного расписания определяет работодатель.

Реквизиты

Имейте в виду: самостоятельно разработанное штатное расписание должно содержать как сведения о приказе, утвердившем его форму, так и реквизиты документа, которым оно введено в действие (см. пример 7).

Пример 7. Фрагмент штатного расписания.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Логос" ¦
¦ ¦
¦ Приложение N 2 ¦
¦ к приказу ООО "Логос" ¦
¦ от 25.12.2013 N 101 ¦
¦ ¦
¦ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ N 2 ¦
¦ УТВЕРЖДЕНО ¦
¦ Введено в действие 01.01.2015 приказом ООО "Логос" ¦
¦ от 25.12.2014 N 102 ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Кроме того, в разработанном организацией штатном расписании нет необходимости указывать период его действия (в отличие от унифицированной формы). Достаточно указать дату введения штатного расписания в действие.

Вновь созданные организации

Штатное расписание составляется, даже если во вновь созданной организации работает только руководитель. Здесь возможны два варианта изложения штатных единиц:

  • либо указывается только руководитель (если пока нет определенности, а зачастую и ресурсов в необходимых кадрах, см. пример 8);
  • либо сразу фиксируются необходимые штат и численность работников.

Пример 8. Образец штатного расписания с одной штатной единицей.

              Общество с ограниченной ответственностью "Новь"
(ООО "Новь")
Приложение N 2
к приказу ООО "Новь"
от 03.11.2014 N 3
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ N 1
УТВЕРЖДЕНО
Введено в действие 03.11.2014 приказом ООО "Новь"
от 03.11.2014 N 3

Структурное подразделение

Должность

Количество штатных единиц

Оклад, руб.

Надбавка, руб.

Всего в месяц, руб.

Примечание

Основное

Директор

35 000

-

35 000

Итого:

35 000

-

35 000

    Директор                        Белов                        А.Б. Белов

Ознакомление

Штатное расписание не является локально-нормативным актом организации, поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работников.

Показать/скрыть: Письмо Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

ПИСЬМО от 15 мая 2014 г. N ПГ/4653-6-1

В Управлении юридического сопровождения деятельности центрального аппарата и правовой поддержки территориальных органов Роструда Федеральной службы по труду и занятости (далее - Управление) рассмотрено обращение.

В пределах компетенции сообщаем следующее.

Согласно п. 5.5.4 Положения Роструд осуществляет информирование и консультирование работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Мнение Роструда по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом.

В соответствии с ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" штатное расписание (форма N Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением) (с 01.01.2013 не является обязательным к применению). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Предлагаем ознакомиться  Мамулашвили был зарегистрирован в качестве безработного

Таким образом, штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируется в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками.

По нашему мнению, штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приеме на работу.

Вместе с тем обязанность работодателя знакомить работников со штатным расписанием может быть предусмотрена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом.

Заместитель начальника Управления

К.А.ХАРИТОНЕНКО

15.05.2014

Филиалы и представительства

Отдельно следует сказать о штатном расписании организации, в которой имеются филиалы, представительства или иные обособленные подразделения.

В новой форме штатного расписания можно предусмотреть выделение не только структурных, но и обособленных подразделений (пример 9).

Пример 9. Фрагмент штатного расписания для компании, имеющей обособленные подразделения.

                 Открытое акционерное общество "Макрофлекс"
(ОАО "Макрофлекс")
Приложение N 2
к приказу ОАО "Макрофлекс"
от 27.11.2014 N 101/КД
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ N 4
УТВЕРЖДЕНО
Введено в действие 01.12.2014 приказом ОАО "Макрофлекс"
от 27.11.2014 N 101/КД

Структурное подразделение

Должность

Количество штатных единиц

Оклад, руб.

Надбавка, руб.

Всего в месяц, руб.

Примечание

Код 01. Аппарат управления

Администрация

Президент

1

100 000

-

100 000

{amp}lt;...{amp}gt; {amp}lt;...{amp}gt; {amp}lt;...{amp}gt; {amp}lt;...{amp}gt; {amp}lt;...{amp}gt; {amp}lt;...{amp}gt;

Код 02. Филиал в г. Казани

Дирекция

Директор

1

50 000

-

50 000

{amp}lt;...{amp}gt; {amp}lt;...{amp}gt; {amp}lt;...{amp}gt; {amp}lt;...{amp}gt; {amp}lt;...{amp}gt; {amp}lt;...{amp}gt;

Если штатное расписание составляется подразделением самостоятельно (причем такое право должно быть предусмотрено в уставе организации, положении о подразделении и доверенности руководителя подразделения), то целесообразно предусмотреть процедуру согласования, а в самом штатном расписании указать реквизиты согласования (пример 10).

Пример 10. Фрагмент штатного расписания, утвержденного обособленным подразделением.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Открытое акционерное общество "Макрофлекс" ¦
¦ (ОАО "Макрофлекс") ¦
¦ ¦
¦ Приложение N 2 ¦
¦ к приказу ОАО "Макрофлекс" ¦
¦ от 01.10.2014 N 96/КД ¦
¦ ¦
¦ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ N 4 ¦
¦ ¦
¦ СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО ¦
¦ Президент ОАО "Макрофлекс" приказом директора филиала ¦
¦ Иванов Иванов В.В. от 24.11.2014 N 56/КД-Ф-К ¦
¦ 27.11.2014 ¦
¦ ¦
¦ Введено в действие 01.12.2014 ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Выписка из штатного расписания

Следует помнить, что согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению документы, связанные с его работой, в том числе выписки из документов (ст. 88 ТК РФ). Поэтому считаем целесообразным также утвердить форму выписки из штатного расписания (унифицированной формы нет).

Пример 13. Выписка из штатного расписания.

                 Открытое акционерное общество "Макрофлекс"
Приложение N 3
к приказу ОАО "Макрофлекс"
от 27.11.2014 N 101/КД
ВЫПИСКА
из штатного расписания N 4
УТВЕРЖДЕНО
Введено в действие 01.12.2014 приказом от 27.11.2014 N 102/КД

Структурное подразделение

Должность

Количество штатных единиц

Оклад, руб.

Надбавка, руб.

Всего в месяц, руб.

Примечание

Основание

Сумма, руб.

Код 01. Аппарат управления

Юридический отдел

Юрисконсульт

35 000

За знание иностранных языков

15 000

50 000

    Главный бухгалтер                    Белова                Ю.Б. Белова
Начальник отдела кадров Петрова Г.М. Петрова
Верно
Специалист по кадрам Кириллова Е.П. Кириллова
17.12.2014
-----------------¬
¦ Печать ¦
¦ОАО "Макрофлекс"¦
L-----------------

Срок хранения штатного расписания

Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.). Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго.

Контур.Персонал

Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах и трудовых книжках. Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно, то есть до того, как наступят даты составления трудового контракта или внесения записи в трудовую книжку.

Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Штатное расписание должно храниться на предприятии три года, начиная с года, когда положение утратило силу.

Штатная расстановка – подспорье в работе отдела кадров

В некоторых организациях отдел кадров ведет штатную расстановку – мобильный вариант штатного расписания, в котором отражаются все вакантные должности, а также вся информация по замещению должностей (ФИО работающих сотрудников, статус должностей и прочее). Штатная расстановка дает необходимую информацию об изменениях в личном составе, содержит табельные номера работников, информацию о стаже и категории (несовершеннолетние, инвалиды, пенсионеры, имеющие детей до трех лет и прочее) сотрудников.

При составлении штатной расстановки за основу берется действующее штатное расписание, в которое добавляются нужные графы. Этот документ не является обязательным и вести его организация не должна. Но штатная расстановка – достаточно удобный документ, особенно для больших организаций, который позволяет оптимизировать работу кадровиков и четко контролировать замещение вакантных должностей. Поэтому его часто используют в качестве внутреннего документа.

Примечание. См. статью "Ответственность работодателя за нарушения Закона о персональных данных" на с. 49 журнала N 2, 2012.

Штатное расписание - документ плановый и обезличенный. Поэтому не стоит его "утяжелять" информацией. Ведь этот документ может быть представлен в фискальные или судебные органы, которым не следует знать "лишнюю" информацию. Для фиксации фактического положения расстановки кадров (поименно) и оплаты труда (с учетом "плавающих" премий) целесообразно использовать штатную расстановку. Документ может быть в бумажном или электронном виде и содержать любую информацию о работниках, необходимую работодателю (см. пример 14).

Пример 14. Штатная расстановка.

Структурное подразделение

Должность

Коли чество штатных единиц

Фамилия И.О.

Оклад (руб.)

Надбавки, доплаты

Премии

Итого (гр. 6 гр. 8 гр. 10)

Дополнительная информация

Основание

Сумма (руб.)

Основание

Сумма (руб.)

наименование

код

10

11

12

Дирекция

01

Генеральный директор

1

Авакумов А.В.

60 000

55 000

Секретарь

1

Белкина Н.А.

30 000

За знание иностранных языков

2000

32 000

Отпуск по беременности и родам до 25.12.2014

Системный администратор

0,75

Волгин И.Л.

21 330

15 997,50

Работник по основному месту работы

{amp}lt;...{amp}gt;

Бухгалтерия

02

Бухгалтер

1

Громова К.Т.

25 000

Увеличение объема работы (ДС до 04.06.2010)

5550

30 550

Бухгалтер

1

Древко О.К.

25 000

24 850

Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет (11.12.2014 - выход на работу)

Бухгалтер

1

Еремина Е.М.

25 000

Расширение зоны обслуживания (ДС до 08.12.2014)

7850

32 850

{amp}lt;...{amp}gt;

Отдел продаж

03

Менеджер

1

Желудь У.А.

30 000

За превышение плана продаж

5000 - 30 000

35 000 - 60 000

{amp}lt;...{amp}gt;

Начальник отдела

1

Зорин И.А.

35 000

За превышение плана продаж

5000 - 30 000

40 000 - 70 000

Отдел доставки

04

Специалист

0,5

Ильин Б.Б.

15 000

7500

Совместитель внешний

Начальник отдела

1

Клаус В.В.

25 000

25 000

Отдел маркетинга

05

Специалист

1

Ломов Я.Р.

24 400

24 400

Ребенок до 3 лет (д. р. 06.02.2012)

Специалист

1

Мишин Т.А.

24 400

24 400

Начальник отдела

1

ВАКАНСИЯ

{amp}lt;...{amp}gt;

Мнение. Мария Колганова, доцент кафедры предпринимательского и трудового права Государственного университета управления

В теории права одной из основных черт трудоправового отношения всегда считалось включение нового сотрудника в штат организации. Важность этого действия связана с юридическим закреплением работника внутри организации. Включение сотрудника в штат организации "закрывает" имевшуюся ранее вакансию, определяет его место в системе организации и управления трудовыми процессами внутри компании, предопределяет главную составляющую величины его заработка (должностного оклада, оклада, тарифной ставки), закрепляет и делает правомерным дифференциацию корректировки оплаты труда за счет надбавок, доплат, КТУ и других выплат, позволяющих, в соответствии с утвержденными в организации системами оплаты труда, персонифицировать заработки персонала.

Примечание. См. статью "Как организовать работу с персональными данными в кадровых подразделениях" на с. 40 журнала N 3, 2012.

С серьезными проблемами в этих вопросах сталкиваются те компании, которые предоставляют персонал третьим лицам. Такие организации (частные агентства занятости) формально могут соответствовать требованию о наличии штатного расписания, но с юридической точки зрения оно создается в реальной организации и под реальные рабочие места, а не под гражданский договор с посредником.

Примечание. См. статью "10 ошибок, которые не стоит допускать при оформлении документов, связанных с персональными данными" на с. 52 журнала N 3, 2012.

Компании, передающие рабочую силу, нанятую под договор о предоставлении персонала, не создают реальные рабочие места, не вкладывают средства в производство и его модернизацию. В случае банкротства организации-посредника ее имущество (часто арендуемое) не может являться гарантом возмещения недополученного работниками заработка. А следовательно, нет смысла рассматривать созданные в них штатные расписания как серьезные организационно-финансовые документы.

Примечание. О "заемном" труде читайте на с. 70.

Не меньше проблем возникает у таких компаний и в связи с оформлением кадровой документации. Если посредник оформляет принимаемого работника к себе на работу, то реальное выполнение трудовых функций во вредных или опасных условиях труда у реального производственника не будет засчитываться в его льготный стаж, дающий право на пенсию, так как в офисе компании-посредника, оформляющей работника в соответствии с ее штатным расписанием к реальному работодателю, таких вредных условий труда нет.

Ни одна структура ПФР не признает работу по штатному расписанию фирмы-посредника как работу во вредных или опасных условиях, дающих право на пенсионные льготы. Это объясняется тем, что в трудовой книжке работника, которая в соответствии со ст. 66 ТК РФ является основным документом о его трудовой деятельности и трудовом стаже, в соответствии со штатным расписанием посредника сделана запись о трудоустройстве.

В заключение хочется отметить, что требования к документам, изложенные в Законе N 402-ФЗ, в ряде случаев отличаются от требований трудового законодательства (которые, по сути, жестче). Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих рекомендуем в качестве основы при разработке формы штатного расписания брать унифицированную форму N Т-3.

Целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". И наконец, поскольку штатное расписание содержит персональные данные работников, его хранение, обработка, уничтожение должны осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ о защите персональных данных.

Ю.Титова

Экстерн

Юрист,

преподаватель,

эксперт журнала

"Кадровая служба

и управление персоналом предприятия"

, , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector