Жизнь огородника
Назад

Какие кадровые документы можно оформить в электронном виде? #основы #СЭД #ECMJ

Опубликовано: 26.03.2020
Время на чтение: 8 мин
0
2

Трудовой договор в электронном виде

Трудовой кодекс РФ в настоящее время разрешает использовать трудовой договор при организации дистанционной работы. Это связано с тем, что, работая удаленно, работник не может подписать трудовой договор лично. Напомним, что согласно ст. 312.1 ТК РФ: «дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения».

В соответствии со ст. 312.2 ТК РФ: «трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами. При этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя».

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Таким образом, условием заключения трудового договора дистанционно является наличие усиленных квалифицированных электронных подписей сторон трудового договора. Преимуществом трудового договора в электронной форме является то, что законодательство приравнивает его к бумажному документу с собственноручной подписью (ч. 1 ст.

Трудовой договор

Москва

   Общество с ограниченной ответственностью «Супербой» (ООО «Супербой»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Голубева Федора Ивановича, действующего на основании устава, с одной стороны, и Рыбакова Ольга Ивановна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем.

   1. Общие положения

   1.1. Работник принимается на работу в общество с ограниченной ответственностью «Супербой» (ООО «Супербой») (местонахождение – г. Москва) на должность переводчика с/на английский язык.

   1.2. Работник выполняет трудовую функцию вне места расположения Работодателя (дистанционно).

   1.3. Рабочее место Работника располагается по адресу: Московская область, г. Климовск, ул. Строителей, д. 6.

   1.4. Работа по настоящему трудовому договору является для Работника основной.

   1.5. Стороны договорились не вносить запись о дистанционной работе в трудовую книжку работника.

   1.6. Работодатель направляет работнику документы для исполнения работы по электронной почте.

   2. Рабочее время и время отдыха

   2.1. Работнику устанавливается нормальная продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю.

   2.2. Работнику устанавливается следующий режим рабочего времени:

   • пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота и воскресенье);

   • продолжительность ежедневной работы – 8 часов;

   • начало работы – по усмотрению Работника, окончание работы – по усмотрению Работника;

   • перерыв для отдыха и питания – 1 час (в период по усмотрению Работника).

   2.3. Работодатель вправе привлекать Работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, а также к сверхурочной работе в порядке и на условиях, установленных трудовым законодательством РФ.

   2.4. Работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

   3. Условия оплаты труда

   3.1. Заработная плата Работника в соответствии с действующей у Работодателя системой оплаты труда состоит из должностного оклада.

   3.2. За выполнение трудовой функции Работнику устанавливается должностной оклад в размере 37 000 (тридцать семи тысяч) рублей в месяц.

   3.3. Заработная плата выплачивается Работнику не реже чем каждые полмесяца (20-го числа текущего месяца – за первую половину месяца и 5-го числа месяца, следующего за отработанным, – окончательный расчет за отработанный месяц). При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем заработная плата выплачивается накануне этого дня. Оплата отпуска производится не позднее чем за 3 дня до его начала.

   4. Изменение и прекращение трудового договора

   4.1. Изменение определенных Сторонами условий трудового договора осуществляется путем обмена электронными документами.

   4.2. Настоящий трудовой договор может быть прекращен по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

   4.3. Настоящий трудовой договор заключен путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Оформленный на бумажном носителе экземпляр настоящего трудового договора Работодатель направляет Работнику по почте заказным письмом в течение 3 (трех) календарных дней с момента его подписания. О получении экземпляра трудового договора на руки Работник информирует работодателя электронными документами с электронной цифровой подписью в течение 2 (двух) рабочих дней (включая день получения оформленного на бумажном носителе экземпляра).

Реквизиты и подписи сторон

Еще одну проблему, связанную с судебной практикой, выделяет Я. Глебовский. Дело в том, что в судебной практике вопрос использования электронных документов в качестве доказательств по делу, прежде всего сообщений электронной почты, имеет неоднозначное решение: несмотря на упоминание электронной формы письменных доказательств (ч. 1 ст.

Предлагаем ознакомиться  Что грозит за неуплату кредита: возможные меры ответственности

71 Гражданского процессуального кодекса РФ), напрямую ГПК РФ не закрепляет их допустимость в качестве средств доказывания. Не закреплен там и механизм подтверждения подлинности электронных документов, что ведет к многочисленным проблемам. Однако первичные документы можно смело составлять в электронном виде.

Электронные первичные документы

Какие кадровые документы можно оформить в электронном виде? #основы #СЭД #ECMJ

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – ФЗ № 402) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9).

1. Наименование документа.

2. Дата составления документа.

3. Наименование экономического субъекта, составившего документ.

4. Содержание факта хозяйственной жизни.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdev

5. Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения.

6. Наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

7. Подписи лиц.

Таким образом, в организации возможно использовать в электронном виде такие утвержденные первичные документы, как приказы по личному составу; акты приемки-передачи услуг, выполненных по гражданско-правовым договорам.

Положительным аспектом использования первичных документов в электронном виде является возможность внесения в них изменений в соответствии со спецификой работы организации.

Однако применение самостоятельно разработанных электронных форм первичных документов имеет и свои минусы. Многие нормативно-правовые акты, содержащие нормы трудового права, до сих пор закрепляют возможность использования только бумажных документов.

Например, в абз. 3 п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, прямо установлено, что отчет работника о работе, выполненной в командировке, представляется работодателю в письменной форме.

Еще одним обязательным для работодателя документом, который ведется на бумажном носителе, является «личная карточка работника». Ведь со всеми записями, вносимыми в трудовую книжку, необходимо ознакомить работника под подпись в личной карточке, в которой повторяется запись, сделанная в трудовой книжке (п.

В личной карточке также предусмотрена строка «Работник кадровой службы», в которой расписывается, удостоверяя правильность заполнения карточки, лицо, ответственное за кадровое делопроизводство. Если карточки на бумажном носителе не будет, то эти условия не будут выполнены, что может квалифицироваться как нарушение законодательства о труде.

На заметку!

На практике личную карточку можно вести и в электронном виде. Но наличие ее бумажного варианта со всеми необходимыми подписями обязательно.

Электронные документы, связанные с работой

Статья 65 ТК РФ предусматривает предъявление документов, связанных с работой, работником лично.

●   паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

●   трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

●   страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

●   документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

●   документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

●   справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, которая необходима при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с законодательством РФ не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Таким образом, по общему правилу документы, связанные с работой, предъявляются работником лично. Однако из этого правила есть исключения: в случае заключения договора об организации дистанционной работы работник с работодателем могут обмениваться электронными документами (ст. 312.2 ТК РФ).

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreators

Основной проблемой является то, что в этом случае часть документов работника у работодателя будет в электронном виде, а часть – на бумажных носителях, что затруднит поиск и хранение документов, связанных с трудовой деятельностью работника.

При рассмотрении трудовых споров суды чаще исследуют бумажные документы, подтверждающие факт осуществления работником трудовой деятельности у работодателя. При отсутствии таких документов суды зачастую вставали на сторону работодателя.

Предлагаем ознакомиться  Понятие заработной платы и оклада

Однако в решении Фрунзенского районного суда г. Владимира по делу № 2-2022/2012 г. суд поддержал работника.

Какие кадровые документы можно оформить в электронном виде? #основы #СЭД #ECMJ

Сотрудник работал в организации 2 года без надлежащего оформления трудовых отношений; ни одного письменного документа (кроме бейджика без печати) на руках у него не имелось; после конфликтного увольнения работника документы, находящиеся у работодателя, исчезли.

●   объяснение истца и свидетельские показания;

●   сертификаты, свидетельствующие об обучении работника по направлению работодателя;

●   письмо работодателя-ответчика на корпоративную электронную почту сотрудника.

Таким образом, электронные документы на практике принимаются судами в совокупности с другими доказательствами.

Трудовая книжка

Ни ТК РФ, ни Правила ведения и хранения трудовых книжек не предполагают ведение трудовой книжки в электронном виде. Данный документ ведется только на бумажных носителях.

В этой связи дистанционная работа также имеет свои особенности. По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться (ч. 6 ст.  312.2 ТК РФ).

В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе. При отсутствии указанного соглашения дистанционный работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 7 той же статьи).

Таким образом, трудовое законодательство фактически не предусматривает возможности электронного документооборота трудовых книжек или заменяющих их документов.

Сведения персонифицированного учета

https://www.youtube.com/watch?v=ytabout

Сведения персонифицированного учета могут представляться в Пенсионный фонд как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме.

Ежеквартально не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, страхователи обязаны представлять такие сведения в территориальное отделение Пенсионного фонда (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Кроме того, в электронном виде могут предоставляться сведения о дополнительных страховых взносах, уплачиваемых работодателями.

Страхователь не позднее 20 дней со дня окончания квартала представляет в органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, предусмотренные ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56 «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений». Указанные сведения также могут быть представлены в форме электронного документа.

Обязательный порядок предоставления этих электронных документов предусмотрен для работодателей с численностью более 50 работников. В таком же порядке могут представляться сведения страхователем менее чем на 50 работающих у него застрахованных лиц.

Таким образом, в части персонифицированной отчетности и иной отчетности для Пенсионного фонда предусмотрен порядок предоставления электронных документов в зависимости от количества работников.

Чтобы начать отчитываться по электронным каналам связи, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (сертификат ЭП). Также необходимы программы для криптографической защиты информации (СКЗИ) и для формирования и отправки отчетности. Наконец, услуги связи будет оказывать специальный оператор.

Электронные документы для подсчета пенсионного стажа

Какие кадровые документы можно оформить в электронном виде? #основы #СЭД #ECMJ

1. Периоды работы и (или) иной деятельности, выполнявшиеся на территории Российской Федерации лицами, застрахованными в соответствии с законодательством Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании.

2. Периоды работы и (или) иной деятельности «…» за пределами Российской Федерации, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или международными договорами Российской Федерации, либо в случае уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации при добровольном вступлении в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию.

●   период прохождения военной службы, а также другой приравненной к ней службы;

●   период получения пособия по обязательному социальному страхованию в период временной нетрудоспособности;

●   период ухода одного из родителей за каждым ребенком до достижения им возраста полутора лет, но не более трех лет в общей сложности;

●   период получения пособия по безработице, период участия в оплачиваемых общественных работах и период переезда по направлению государственной службы занятости в другую местность для трудоустройства;

●   период содержания под стражей лиц, необоснованно привлеченных к уголовной ответственности, необоснованно репрессированных и впоследствии реабилитированных, и период отбывания этими лицами наказания в местах лишения свободы и в ссылке;

●   период ухода, осуществляемого трудоспособным лицом за инвалидом I группы, ребенком-инвалидом или за лицом, достигшим возраста 80 лет;

Предлагаем ознакомиться  Как сварить виноградное варенье в домашних условиях

●   период проживания супругов военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, вместе с супругами в местностях, где они не могли трудиться в связи с отсутствием возможности трудоустройства, но не более пяти лет в общей сложности.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyright

Правила изданы Правительством Российской Федерации в соответствии с полномочиями, предоставленными п. 4 ст. 13 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», согласно которому правила подсчета и подтверждения страхового стажа, в том числе с использованием электронных документов или на основании свидетельских показаний, устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Согласно ТК РФ основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца (ст. 66); к документам, связанным с  работой, отнесены копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о  начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое (ст. 62).

Попытка оспорить неработающую норму тоже не удалась (см. решение Верховного Суда РФ от 11.04.2013 № АКПИ13-160).

При этом суды в качестве документов, подтверждающих стаж для получения пенсии, часто используют только бумажные документы.

Так, Апелляционным определением Красноярского краевого суда от 24.12.2012 по делу № 33-11388 подтверждено решение нижестоящего суда об отказе в иске о включении в стаж периода работы для назначения пенсии по старости, так как запись о приеме истца на работу и увольнении совершена от имени разных по наименованию юридических лиц.

Какие кадровые документы можно оформить в электронном виде? #основы #СЭД #ECMJ

Таким образом, подтверждение работником своего трудового стажа путем предоставления электронных документов не всегда приводит к положительному результату.

Электронная база данных

Работодатели часто используют электронные базы данных для того, чтобы собирать информацию о работниках, в том числе об уволенных. Кроме того, возможно вести в электронном виде различные журналы.

Внедрение системы электронного архива документов по личному составу позволяет в значительной степени оптимизировать и упростить работу кадровика. Электронный архив высвобождает офисное пространство от накопившихся документов и обеспечивает защиту информации благодаря созданию резервных копий. Кроме того, систематизированная электронная база данных помогает сотруднику кадровой службы оперативно находить нужную информацию, мгновенно подбирать документы, отправляя их по электронной почте, и т. д.

Хранить в электронном виде первичные документы, а также документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников, можно. Главное условие – документы должны быть заверены в надлежащем порядке, то есть подписаны квалифицированной электронной подписью.

1. Анкета, автобиография, личный листок по учету кадров, которые заполняются работником при приеме на работу.

В этих документах содержатся анкетные и биографические данные работника.

2. Копия документа, удостоверяющего личность работника.

Здесь указываются фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес регистрации, семейное положение, состав семьи работника, а также реквизиты этого документа.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

3. Личная карточка № Т-2.

На заметку!

Храня такие документы в электронном виде, следует помнить о том, что работник должен дать согласие на использование вышеуказанных персональных данных.

Подводя итоги, можно сказать, что электронный документооборот, безусловно, является перспективным направлением, поскольку позволяет сэкономить время, привести документы в порядок, хранить данные о сотнях работников и быстро наладить поиск документов. Вместе с тем дадим работодателям важные рекомендации.

1. В случае, когда использование электронных документов не предусмотрено законодательно, возможно осуществлять его наряду с бумажным. Конечно, это несколько увеличивает время работы, но позволяет систематизировать документы.

2. Следует помнить об ограничениях в части разглашения персональных данных. Поэтому если электронным кадровым документооборотом занимается на основании договора аутсорсинговая компания, то необходимо получить у работника разрешение на использование персональных данных также третьим лицом (аутсорсинговой компанией).

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertise

3. Порядок использования электронных документов, получения электронных цифровых подписей, а также особенности электронного документооборота целесообразно закрепить в локальном нормативном акте организации.

В заключение следует отметить, что электронный документооборот в России развит еще недостаточно широко, и даже прогрессивные работодатели, использующие современные технологии, пока не могут в полной мере перейти на него. Однако уже в ближайшей перспективе использование электронного документооборота будет востребовано большинством российских организаций всех форм собственности.

, , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector